司法部、國家檔案局有關(guān)負責(zé)人就《公證檔案管理辦法》答記者問

近日，司法部、國家檔案局印發(fā)了《公證檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），司法部、國家檔案局有關(guān)負責(zé)人就《辦法》的有關(guān)問題回答了記者提問。

問：請介紹《辦法》修訂的背景。

答：公證檔案是記錄公證活動過程的基本載體，是國家檔案的重要組成部分，也是公證執(zhí)業(yè)監(jiān)督和質(zhì)量管理的主要依據(jù)。1988年，司法部、國家檔案局印發(fā)《關(guān)于發(fā)布〈公證文書立卷歸檔辦法〉和〈公證檔案管理辦法〉的通知》，是我國較早出臺的專業(yè)檔案管理規(guī)范。《辦法》施行以來，在指導(dǎo)公證機構(gòu)開展公證檔案的保管和利用，促進公證業(yè)務(wù)規(guī)范化辦理等方面發(fā)揮了積極作用。目前，各地公證機構(gòu)形成并保管了大量公證檔案，近年來以年均1000多萬卷的數(shù)量快速增長。2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》和2024年頒布實施的《中華人民共和國檔案法實施條例》，對新形勢下我國檔案管理工作提出了新要求。為適應(yīng)公證行業(yè)的快速發(fā)展和檔案管理要求的變化，亟需對《辦法》進行修訂完善。修訂過程中，司法部、國家檔案局聯(lián)合開展了調(diào)研，廣泛聽取了地方檔案管理部門、公證管理部門、一線公證執(zhí)業(yè)人員和專家學(xué)者的意見，完成了此次修訂工作。

問：修訂《辦法》的主要思路是什么？

答：《辦法》的修訂主要遵循以下思路：一是依法規(guī)范調(diào)整。貫徹落實《中華人民共和國公證法》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》等法律法規(guī)有關(guān)檔案管理工作要求，明確公證機構(gòu)和司法行政機關(guān)、檔案主管部門、公證協(xié)會對公證檔案管理的工作職責(zé)，加強部門間協(xié)調(diào)聯(lián)動，形成工作合力。二是滿足新時代工作需求。適當(dāng)擴大公證檔案概念范圍，推進公證電子檔案信息化建設(shè)，優(yōu)化公證檔案保管期限，完善公證文書材料歸檔范圍，對公證機構(gòu)通過購買服務(wù)方式委托檔案服務(wù)企業(yè)進行檔案管理提出要求，助力公證工作發(fā)展。三是規(guī)范工作流程。完善公證檔案利用規(guī)則，規(guī)范內(nèi)部利用的條件和要求，區(qū)別不同主體的利用程序和條件；明確公證檔案向國家綜合檔案館移交的條件等內(nèi)容，指導(dǎo)公證機構(gòu)的檔案管理工作。

問：《辦法》對公證檔案管理部門職責(zé)有何規(guī)定？

答：公證檔案管理部門既有公證行業(yè)的行政主管部門和行業(yè)自律組織，也有國家檔案主管部門。為強化監(jiān)督管理，《辦法》完善了公證檔案管理部門的職責(zé)任務(wù)：一是明確工作職責(zé)。《辦法》明確國務(wù)院司法行政機關(guān)負責(zé)制定全國統(tǒng)一的公證檔案工作制度，并與國家檔案主管部門對全國公證檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。縣級以上地方司法行政機關(guān)與檔案主管部門對本行政區(qū)域內(nèi)的公證檔案進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，公證協(xié)會配合司法行政機關(guān)開展對公證檔案工作的指導(dǎo)和培訓(xùn)。二是加強溝通配合。《辦法》規(guī)定司法行政機關(guān)、公證協(xié)會應(yīng)當(dāng)與同級檔案主管部門加強溝通協(xié)調(diào)，做好本地區(qū)公證檔案移交、保管、檢查和公證機構(gòu)檔案工作人員培訓(xùn)等工作。三是強化監(jiān)督檢查。《辦法》要求司法行政機關(guān)、公證協(xié)會和檔案主管部門加強對公證檔案管理各項工作的監(jiān)督檢查。

問：《辦法》增加公證機構(gòu)通過購買服務(wù)方式委托檔案服務(wù)企業(yè)提供相關(guān)服務(wù)的內(nèi)容，是有何考慮？

答：《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施條例》對檔案服務(wù)企業(yè)參與檔案工作作出了明確規(guī)定。一直以來，公證檔案主要由公證機構(gòu)自行保管，有部分移交當(dāng)?shù)貦n案館保管。近年來，一些地方公證機構(gòu)為優(yōu)化完善公證檔案管理，委托具有專業(yè)資質(zhì)的檔案服務(wù)企業(yè)開展歸檔整理和數(shù)字化等方面的工作。《辦法》明確公證機構(gòu)可以購買檔案服務(wù)企業(yè)的相關(guān)服務(wù)，但由于公證檔案內(nèi)容涉及當(dāng)事人的商業(yè)秘密或者個人隱私，為確保檔案不被毀損篡改、內(nèi)容不被泄露，《辦法》規(guī)定要嚴格審核檔案服務(wù)企業(yè)的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，簽訂委托協(xié)議，對檔案服務(wù)進行事前、事中、事后全過程監(jiān)督，并對檔案服務(wù)企業(yè)提供的檔案服務(wù)管理提出了具體要求。

問：《辦法》對公證檔案利用有哪些規(guī)定？

答：公證檔案利用是公證檔案管理工作的重要方面。哪些主體可以利用公證檔案、公證檔案中哪些內(nèi)容可以被利用、公證檔案利用又須遵循怎樣的程序，《辦法》均作了進一步規(guī)范。一是要求公證機構(gòu)建立公證檔案利用制度，根據(jù)公證檔案的密級、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批、登記手續(xù)。二是加強內(nèi)部利用管理，本公證機構(gòu)工作人員利用公證檔案，應(yīng)當(dāng)履行審批、登記手續(xù)，未經(jīng)許可不得將公證檔案帶離指定區(qū)域。三是細化外部利用條件和程序，對本公證機構(gòu)以外的單位、個人，針對不同的主體采取不同的處理方式，如增加了監(jiān)察機關(guān)、國家安全機關(guān)等部門因辦案需要利用公證檔案的情形，明確其他公證機構(gòu)因工作需要利用公證檔案的要求，以及當(dāng)事人自行或委托他人申請利用公證檔案的程序，擴大和便利了公證檔案的利用。

問：《辦法》對公證檔案的保管和銷毀有哪些新規(guī)定？

答：1988年的《辦法》規(guī)定，公證檔案的保管期限為永久、60年和20年，遠長于機關(guān)文書檔案永久、30年和10年的保管期限。對此，《辦法》依據(jù)新修訂的檔案法及其實施條例，作了以下規(guī)定：一是大幅縮短公證檔案保管期限，將永久、60年和20年的保管期限，相應(yīng)調(diào)整為永久、30年和10年，并制作了《公證檔案保管期限表》，以附件形式附后。二是明確公證檔案保管責(zé)任，規(guī)定公證機構(gòu)可以將公證檔案的保管期限通過書面告知、辦公場所公示等方式告知當(dāng)事人。三是規(guī)范公證檔案銷毀條件和程序，明確對于保管期限屆滿的公證檔案，經(jīng)鑒定無保存價值的應(yīng)當(dāng)銷毀，但銷毀前應(yīng)當(dāng)留存公證書正本。

問：《辦法》在公證檔案信息化方面專章作出規(guī)定，有什么重要意義？

答：信息化時代，公證檔案的電子化與文書材料歸檔的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，已成為必然選擇。一方面，各地公證機構(gòu)為便利當(dāng)事人、提高辦證質(zhì)效，采取在線辦理方式形成了大量公證電子檔案。另一方面，傳統(tǒng)公證檔案以紙質(zhì)為載體，很多地方將傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化存儲，不僅極大節(jié)約存儲成本，減輕了公證機構(gòu)的負擔(dān)，而且可以將海量文書轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，讓靜態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為服務(wù)動能，更好促進減證便民。《辦法》因此設(shè)專章，明確公證檔案信息化建設(shè)的整體性要求和原則性規(guī)定，規(guī)定公證電子檔案與傳統(tǒng)載體公證檔案具有同等效力，倡導(dǎo)推進公證檔案數(shù)字化，并對已經(jīng)數(shù)字化的檔案備查提出要求。